Redução do tempo que se leva para assinar o contrato (até 80% mais rápido), comodidade e mobilidade para os envolvidos (é possível assinar com facilidade de qualquer lugar, a qualquer hora, inclusive, pelo celular), redução de custos e do tempo de resposta, possibilidade de escalar as contratações (aumentar a quantidade de contratos, sem aumentar o custo), facilidade de armazenamento, desburocratização de processos… esses são apenas alguns exemplos dos benefícios que você e o seu negócio podem experimentar ao utilizar assinaturas eletrônicas em seus contratos e outros documentos.
De maneira geral, as pessoas conseguem ter a percepção de que, de uma forma ou de outra, assinaturas eletrônicas podem trazer benefícios para si e para seus negócios. Ainda assim, notamos que aproximadamente 60% das pessoas e empresas com quem nos relacionamentos, entre clientes, amigos e parceiros, não utilizam essa tecnologia.
Em um recente estudo que fizemos com clientes do nosso escritório, percebemos que são, basicamente, quatro os fatores que têm impedido as pessoas de implantar um sistema de assinaturas eletrônicas em seus negócios: (i) definição de prioridades; (ii) dúvidas e incertezas quanto à validade dos documentos eletrônicos; (iii) dúvidas sobre como implantar corretamente uma rotina de assinaturas eletrônicas; (iv) não sabe se os interessados (clientes, fornecedores, sócios etc.) aceitarão assinar eletronicamente os documentos.
Com relação à definição de prioridades, não há muito o que nós possamos fazer. Está tudo certo! Quem conhece o seu negócio e sabe quais os temas e ações devem ser priorizados, é você mesmo. O que nos cumpre fazer é lembrá-lo que os sistemas de assinaturas eletrônicas já são utilizados há bastante tempo por negócios dos mais diversos mercados, certamente no seu nicho de atuação também, e essas empresas o utilizam como uma verdadeira vantagem competitiva. Afinal, reduzindo o tempo dedicado às assinaturas, reduzindo custos e burocracia, elas podem dedicar mais energia à sua atividade-fim e menos às atividades-meio.
Esse artigo é especialmente dedicado àqueles que ainda não implantaram os seus sistemas de assinatura eletrônica porque estão inseguros quanto à validade jurídica dos documentos eletrônicos, ou porque ainda não sabem o que fazer para criar uma rotina de assinatura eletrônica de documentos que traga segurança para todos os envolvidos. Fique tranquilo! Convencer os demais interessados a utilizar esse método de assinatura será apenas uma consequência da cultura que você estabelecer, interna e externamente, após sanar as suas próprias objeções sobre o assunto.
E ENTÃO, CONTRATOS ELETRÔNICOS TÊM VALIDADE JURÍDICA NO BRASIL?
A resposta é simples e objetiva: sim.
E a justificativa parece óbvia demais, mas é isso mesmo! Contratos eletrônicos têm validade jurídica no Brasil, porque não é proibido utilizá-los.
Simples assim!
Essa é uma conclusão lógica que se origina no Princípio da Liberdade das Formas, que orienta o Direito dos Contratos no Brasil no sentido de que nós podemos entabular nossos contratos por quaisquer meios não proibidos por lei, a não ser que a lei estabeleça uma forma específica para a prática daquele ato. *
Isso significa que contratos escritos são tão válidos quanto os contratos firmados oralmente (e é comum vermos o Judiciário reconhecer a existência de um contrato entre pessoas em virtude de vontades manifestadas oralmente). Significa, também, que são válidos os contratos firmados gestualmente. Há casos em que o Judiciário reconhece a existência de contrato entre partes pelo simples fato de haver um gesto de consentimento entre elas.
Imagina o poder e a responsabilidade que o seu “joínha” pode ter no seu Whatsapp?
O fato é que os contratos firmados eletronicamente têm a mesma validade jurídica que todos os outros contratos firmados nos termos da lei brasileira.
O que diferencia essa ou aquela forma de contratação é que algumas delas carregam consigo a necessidade de se produzir prova de que o contrato efetivamente aconteceu. Essa é uma das razões pelas quais as pessoas optam pelos contratos escritos e assinados por testemunhas, porque os termos negociados e aceitos entre as partes estão bem delineados no documento e porque existe a figura imparcial da testemunha, que presenciou o ato e afirma a existência daquele negócio firmado entre aquelas partes.
O QUE FAZER PARA UTILIZAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS DE FORMA SEGURA E EFICIENTE?
Utilizar assinaturas eletrônicas da maneira incorreta é quase a mesma coisa que fazer um contrato verbal ou através de um “joínha” com alguém. Muito provavelmente você vai precisar produzir provas dos termos que você negociou com a sua contraparte. Talvez precise fazer prova de que o próprio contrato existe.
Não é esse o tipo de contratação que nós recomendamos.
A legislação sobre documentos eletrônicos no Brasil vem evoluindo e com ela os entendimentos dos juízes sobre o tema. Hoje já é possível se identificar quais os requisitos que um contrato eletrônico precisa atender para que seja tratado pelo Direito brasileiro em igualdade de condições com um contrato físico, firmado de forma manuscrita e assinado por duas testemunhas, por exemplo.
Anotem essas duas palavrinhas: integridade e autenticidade.
Desde que atendidos os demais requisitos genéricos de validade dos contratos no Brasil, o contrato eletrônico tem a mesma validade que um contrato escrito se atender aos requisitos da integridade (qualidade daquilo que não sofreu aumento ou diminuição, está íntegro) e da autenticidade (de autoria, proveniência comprovada).
A forma mais conhecida e utilizada para se garantir a integridade e a autenticidade de uma assinatura eletrônica é a utilização do renomado “Certificado Digital”. Usando o seu Certificado Digital, são criados pares de chaves criptográficas dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e que atribuem integridade, autenticidade e validade jurídica aos documentos eletrônicos no país.
A maior prova de que essa tecnologia tem validade e pode ser utilizada com segurança e eficiência no país é o simples fato de que os próprios atos e documentos públicos já são assinados utilizando os Certificados Digitais (e-CAC, NF-e, PJ-e etc).
E essa não é a única forma de suprir os requisitos.
Eu posso optar por qualquer outra tecnologia que tenha a capacidade de garantir a integridade e a autenticidade de atos e documentos eletrônicos, mesmo não utilizando a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Alguns sistemas de tecnologia hoje disponíveis no mercado atingem o mesmo propósito, com técnicas de captação, retenção, rastreamento, armazenamento, criptografia e dispersão de dados relativos ao documento assinado eletronicamente, garantindo a mesma integridade, autenticidade e a validade jurídica que é atribuída aos documentos físicos e aos assinados por meio de Certificados Digitais.
Portanto, o que você precisa fazer é optar por um dos variados métodos e ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado e que atendam aos requisitos de autenticidade e integridade e, com isso, garantir que os seus documentos eletrônicos não dependam de produção de provas ou de quaisquer outras formalidades para serem reconhecidos como válidos no Brasil, em igualdade de condições com os documentos físicos.
PASSO-A-PASSO
Agora que você já sabe que os contratos eletrônicos têm validade no Brasil e quais são os requisitos que você precisa observar para não ter problemas com eles no futuro, é hora de colocar a mão na massa e começar a implantar a sua rotina de assinaturas eletrônicas.
Aqui abaixo segue o passo-a-passo que nós recomendamos que você siga para estabelecer corretamente a prática de assinaturas eletrônicas no seu negócio.
- Identifique quais atos, documentos e contratos você pretende assinar eletronicamente. Desde atos constitutivos e societários, passando por atos de gestão e contratos com fornecedores, até os contratos relacionados à sua atividade fim, praticamente tudo pode ser assinado eletronicamente;
- Revisão dos documentos. É recomendável que os seus documentos contenham cláusulas de conformidade para regulamentar os meios eletrônicos pelos quais os documentos se apresentam e são assinados. Confie esse assunto a um especialista de sua confiança. Ele já sabe quais os erros que outros profissionais cometem e que te geram um ambiente de insegurança. Você não quer ficar dependendo do Judiciário para que seus contratos eletrônicos sejam reconhecidos como válidos;
- Escolha a solução tecnológica que mais se adequa ao perfil do seu negócio. E faça isso acompanhado de um especialista, também. Algumas ferramentas têm baixo custo, mas não suprem os requisitos legais. Outras oferecem planos que suprem os requisitos, outros planos que não resolvem o seu problema;
- Treine a si mesmo e à sua equipe, se você tiver uma. Sobre a validade e os requisitos dos documentos eletrônicos e sobre o uso da ferramenta tecnológica que você contratou. Você quer que todos sanem as suas próprias objeções sobre o assunto, para que possam quebrar as objeções daqueles com quem elas vão se relacionar;
- Promova a cultura dos atos eletrônicos. Se possível, envolva a sua equipe de comunicação e marketing e divulgue os seus contratos eletrônicos como o verdadeiro diferencial competitivo que eles representam.
É isso! Desejo que essa leitura traga sabedoria. Que os conhecimentos aqui compartilhados possam ser utilizados para trazer transformação para você e para o seu negócio e que você continue crescendo cada vez mais com a utilização correta das novas tecnologias que surgem no mercado.
Um abraço e ótimos negócios pra você!