A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), em vigor desde 2020, alterou significativamente a forma como as empresas brasileiras devem lidar com informações pessoais de clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores. No setor imobiliário, onde a coleta e o uso de dados pessoais são intensos, a adequação à LGPD deixou de ser um diferencial e passou a ser uma obrigação. Um dos primeiros e mais importantes passos para essa adequação é o mapeamento de dados pessoais.
Mapear dados pessoais significa conhecer a fundo os caminhos percorridos pelas informações pessoais dentro da empresa. Trata-se de identificar onde os dados são coletados, quem os acessa, com que finalidade são utilizados, por quanto tempo são armazenados, como são protegidos e com quem são eventualmente compartilhados. Esse levantamento, muitas vezes chamado de “data mapping”, serve como a base para todas as ações de conformidade com a LGPD.
Nas imobiliárias, os dados pessoais são coletados em diversas etapas da jornada do cliente: desde o primeiro contato, muitas vezes feito por WhatsApp ou redes sociais, passando pelo preenchimento de fichas cadastrais, análise de crédito, assinatura de contratos, vistorias de imóveis, entre outros. Além disso, há também dados sensíveis que podem ser tratados de forma indireta, como informações de saúde (em casos de acessibilidade), convicções religiosas (em declarações ou conversas) ou até mesmo orientações sexuais (em contratos de união estável, por exemplo). Todos esses dados devem ser cuidadosamente mapeados e protegidos.
O mapeamento de dados também inclui a identificação das bases legais que autorizam o tratamento de cada tipo de dado. A LGPD prevê dez bases legais diferentes, como o consentimento, a execução de contrato, o cumprimento de obrigação legal, o legítimo interesse, entre outras. Cada operação da imobiliária deve estar amparada por uma dessas bases. Por exemplo, a coleta de documentos para um contrato de locação pode estar amparada na execução do contrato, enquanto o envio de e-mails promocionais exige consentimento expresso do titular.
Outro ponto essencial é a rastreabilidade. A imobiliária deve ser capaz de identificar quem acessou determinado dado, quando e com qual propósito. Isso é fundamental para prevenir e responder a incidentes de segurança, como vazamentos ou usos indevidos. Para isso, o uso de sistemas seguros, com controle de acesso por níveis e registro de logs, é altamente recomendado.
O mapeamento ainda permite identificar pontos de vulnerabilidade, como:
- Documentos armazenados em locais inseguros ou sem controle de acesso;
- Dados pessoais em planilhas compartilhadas sem criptografia;
- Compartilhamento informal de dados com parceiros sem contrato formal;
- Falta de política de descarte e armazenamento excessivo de informações desnecessárias.
Esses pontos devem ser corrigidos com a adoção de políticas internas, revisão de contratos e treinamento da equipe. Um mapeamento bem-feito resulta em um relatório técnico-jurídico que serve como base para todas as etapas seguintes da adequação à LGPD.
Além dos aspectos legais, o mapeamento de dados pessoais também traz benefícios operacionais. Ao organizar os fluxos de informação, a empresa ganha eficiência, reduz retrabalho, melhora a comunicação entre setores e fortalece a cultura organizacional. Também facilita a prestação de contas, tanto para os titulares de dados (clientes, por exemplo) quanto para eventuais auditorias da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Por fim, o mapeamento é essencial para demonstrar a boa-fé da empresa. Mesmo que ocorra um incidente de segurança ou uma reclamação de cliente, ter o controle e a documentação sobre os dados mostra que a empresa está agindo com responsabilidade e pode mitigar penalidades.
Portanto, se a sua imobiliária ainda não iniciou esse processo, este é o momento ideal para começar. A complexidade da LGPD pode ser enfrentada com estratégia, organização e apoio jurídico especializado. E tudo começa com o mapeamento de dados pessoais — um exercício que protege sua empresa, fortalece sua imagem e prepara o caminho para uma gestão moderna e segura.